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Shayne Hughes:电子邮件引发效率低下

原文由LearnasLead.com首席执行官Shayne Hughes撰写,受到邮件低效的影响,他们在公司内部推行了一周无邮件办公。在绝大多数公司里,内部邮件占了所有邮件的1/2甚至3/4。读邮件、处理邮件、管理邮件、整理邮件、回复邮件,消耗了员工大量的时间,每天还要多次从无数封邮件中查找公司的内部邮件,公司的邮件绝对不能漏掉。更甚,电子邮件并不是解决处理问题和抓住机遇的最佳媒介

 

虽然发件人可以向收件人快速提出问题,但是却不能快速得到回复。一般的邮件来往几封之后,虽然信息量很多,但是内容不条理、不清晰,如果抄送的人过多,最后会收到更多信息,更不好操作。为 了解决这个问题,我们决心染上“集体电邮功能紊乱症”,即一周内不收发内部邮件,来提高公司运行效率和同事之间的友谊。电子邮件时解决问题最糟糕的方式。 我无数次看到企业领导不采取直接对话的方式而是采取电子邮件的方式来解决问题。同时,用电子邮件来解决冲突大部分是失败的,花在编写邮件上的时间太长,而 且还会损失一定的信用。

电子邮件不是一个沟通工具。

我学到的第一条就是:电子邮件只能助长懒惰和不动脑筋。我们把问题写在正文里,然后点击发送——“呐,现在问题是你的了”。作为收件人,在进行下一步之前,要先搞懂这封信的前提条件、缺失信息,然后在花时间来编写邮件。不如直接对话。

我们感到很轻松,因为“事不关己高高挂起”。然而这种轻松等到对方回复邮件后就会消失,对方也在那一刻感到很轻松。

不幸的是,人类太懒了。一旦邮件中问题很好处理,我们就会有一种成就感。如果问题不好处理,我们就会去通讯录中找其他同事来解决。公司中有许多领导都是直接把反馈的问题发给相关员工,不喜欢直接对话来解决。

在解决问题的过程中深思熟虑是一项很难的任务。电子邮件的特性让我们在解决问题时脑海中浮现这样的问题:“这个问题需要优先解决吗?找谁解决?”想到后就开始找人解决问题。

为了让对方感到问题的严重性,发件人会在主题栏中输入“紧急”、“读我”等词。但是发件人的问题不一定是紧急的,收件人却认为这是一封紧急邮件,需要快速处理,把自己手头的问题放一边,这样会导致效率下降。利用同事的信任来完成自己的任务,这样也是不道德的。

我还听到的一个比较普遍的抱怨:公司高层被电子邮件消耗了大量的时间和精力。当我们的大脑被这些琐事打扰的时候,是不能够进行深层次、逻辑化思考的。

就是因为这个原因,所以我才进行了这次“一周无邮件”行动。毕竟谁都不想都快下班了,发现邮箱里还静悄悄地躺着四五封邮件没处理。

人们之所以沉迷于电子邮件,肯定有原因

第一天结束之后,我就没有太在意涌入电子邮箱的那些邮件。我感到自己十分冷静,一个悬而未决的问题涌上心头:“接下来没有电子邮件的日子我怎么安排?”

很久以来我都想试行一系列促进公司发展的措施,但是一直没有时间去实施,更何况这些措施都很难实现。没有了电子邮件的打扰,我就可以专心地进行思考,专心地解决这些问题。

我 决心在上班时间来集中解决公司出现的问题和挑战。在上班时间段内,整个公司都抛弃了“凡事靠邮件”的思维方式,整个团队跟打了鸡血一样,精力充沛,精神专 注。那些乱用邮件标题的人现在没了招,只能根据大环境来安排自己问题的优先级。第二天,大家都感到比第一天轻松了很多,同时公司的生产率上升了很多。

我又开始思考,“电子邮件耽误了最佳的工作时间。”直觉告诉我,电子邮件之所盛行,就是因为它可以掩盖我们不想在重要时间段内为解决问题而努力干活的思想

电子邮件少了,决策更准确了

一周无邮件,不仅让我们思维活跃,还提高了我们解决问题的能力和水平。当有问题或者事项出现的时候,我们就学会了去问询他人:“这个问题值得放到团队开发日程里吗?”,而不再出现电子邮件。谈话交流给了我们详细阐述问题的机会,并提高了我们对问题的注意程度。

团队成员之间的互信可以帮助解决问题和增进创新,沟通提高了人们互动的能力。

提高电子邮件使用效率

在为期一个星期的实践中,我们也发现了提高电子邮件使用率和团队生产效率的4个方法:

  1. 语言简单、清晰,不要引入过多内容,不要让对方提出疑问。
  2. 命令式语气委派任务,不得怠慢。
  3. 谈话优先,邮件紧跟。对话结束后要将相应文档以附件形式发送给对方。
  4. 将对话做成备忘录或会议纪要发送给对方,确认对话中传递的内容清楚无误。

一周无邮件感想

电 子邮件已经深深低进入了我们的工作中,但是也由此凸显出它效率低的缺陷。为了提高企业运行效率,我们也尝试过很多方法,其中很多方法也失败过。经过一周完 全无内部邮件的实践,我们发现团队的运行效率和生产效率提高了很多。同时,我们也学到了不要完事都靠邮件,有些事需要面对面解决。

  • 为了验证员工的效率水平,你可以自问如下问题:
  • 员工会因为压力不同而采取不同的工作方式吗?
  • 员工收发邮件时的习惯?
  • 什么样的话题可以引起高效率的讨论?为什么?
  • 什么时候电子邮件取代面对面交流的?

如果经过以上几个问题,你发现了由电子邮件引发的效率问题,或许你可以在下周一早晨例会时候讨论一下公司未来电子邮件的定位问题。

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