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时间、人才、能量:克服组织拖拉且释放你团队生产力

贝恩公司发布《时间、人才、能量:克服组织拖拉且释放你团队生产力》(Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team’s Productive Power报告。《时间、人才及能量》这份报告中我们发现,在美国,每年花费在员工倦怠造成的心理与身体问题上的医疗保健估计可达1250至1900亿美元。这是最为明显的影响。因为企业低产、高周转率以及最有能力人才的流失,真正对于企业的开支更多。执行董事需要承认自己的角色解决导致员工倦怠的工作压力环境因素,如高负荷工作量、工作不安全感以及令人沮丧的工作流程。一旦执行人员站在企业的水平看待这个问题,他们便可使用企业手段加以解决。

当员工不再那么多产时,该指责的对象往往是企业而不是其员工。这个道理同样适用于员工倦怠。当我们发现企业内部高倦怠率,我们看见了三大罪魁祸首:过度合作、薄弱的时间管理纪律以及让最有能力者做最多。这些不单剥夺员工集中精神完成复杂的任务或者形成点子,也压榨了他们本可以用来复原的停工期。以下是领导该如何解决这些问题。

过度合作

过度合作是企业中普遍的不安,太多的做决策者以及太多做决策的节点。它表明会有无止境的会议以及电话来确保每位股东都知晓、达成同盟。许多企业文化需要合作力度大大超越本需要完成工作的力量。总之,这些结构性、文化性的因素导致碎片化的日程甚至每天中碎片化的小时数。我们的调研发现如今高级主管每天接收200封及以上邮件。前线主管平均每周贡献8个小时(整个工作日)发送、阅读及回答电子沟通,而大多数的邮件不需要发送到这些经理,也不需要他们去回复。

倦怠也是由数字化工作环境驱动。太多的优先级并且对于员工的期望是他们可以使用数字工具、他们的力量来同时进行多任务。多任务让人精疲力竭并且并不那么多产因为我们要来来回回任务之间。这里有很好关于变换任务需要付出代价的记录:转变到一个新的任务而你思绪仍停留在另一个任务增加了你能完成的时间,每个任务都加了25%的时间。微软一项发现每封邮件打断思路之后,人们需要平均花15分钟时间回到重要的项目中。

企业可以通过调整企业结构及流程来解决企业合作过度的症结。简单的一步就是查看企业节点数量。这些交叉点是企业做决策者所在方位。企业节点的增加是无用企业复杂性的标记,这些节点是企业的减速带,减慢行动力并且偷取企业的时间与精力。

企业也可系统地检查员工如何着手做他们的工作。举个例子:你可以设置无会议日历再决定哪些是必要的会议、开会的频率是如何的、会议需持续多久且谁是需要参加的参会者。你也可以看看如何分配团队。比起把明星员工分配到不同的团队不如集中高能的、高回报的员工到同一个小队,让他们解决优先级最高的任务。

除了正式的企业改革,领导还能通过柔和的干预来减少倦怠、增加企业生产率。举个例子,通过采用敏捷原则,领导可以激励团队使其充满力量,并且让团队个人承担自己的角色。通过敏捷原则,员工可以关注到范围更小、更重要的项目中。设定优先级时我们会倡议积压,任何时候有新任务时,团队可以重新设定优先级。这样提供了长期关注最重要优先级以及重新修剪不那么重要优先级的机制。项目是定时且需要专注力的,所以需要多做而又不那么消耗能量的流程。
执行董事也能制定文化与辅导。领导能帮忙建立新的以时间为基准的文化准则并且让每个人都了解时间的可贵性。

薄弱的时间管理纪律

如今大多数的大型企业,合作需求的速度大大超越了企业发展管理工具、纪律及企业准则的速度。更为平常的是员工自己花时间弄明白如何减轻压力与倦怠的方法来管理时间。用以对抗过度工作是企业准则甚至褒奖,员工的能力是有限的。很少有员工有权或者鲁莽来取消无用的会议。

但是企业领导可以做些什么。第一步就是要处理这个问题。虽然执行董事喜欢权衡合作的好处,很少有人衡量了开支花销。但是这里有些用来衡量员工如何分配时间,这么做如何影响倦怠及企业生产力的有用的工具。Ryan Fuller作为被微软收购的一家用以分析工作环境的创业公司的创始人表示执行董事只是不知道员工花在项目上的时间,而恰巧这点决定了企业的生产力。他们也不知道多少时间流失并且把时间花在不那么多产的项目上。他公司的产品现在被标记为微软工作环境分析用来提供预测员工如何分配时间的方法。

利用来自这些工具的数据,你可以勾勒出企业中花太多时间在会议、邮件或者在线合作的地方。通过这些信息你可以目标定位到具体的小组、分支来削减耗尽生产力、导致倦怠的企业拖拉。我们的数据建议大多数的执行董事可以通过引入更强大的时间管理纪律有机会解放员工至少20%的时间。同样重要的是,员工也能掌握时间自主权。我们发现企业能量最重要的资源是给员工自主权。让员工自己掌握每天。这样也能避免另一个导致压力的因素微观管理。

给最有能力者超负荷工作

员工工作量在许多企业中都提升,赶不上招聘的需求。企业高估通过数字生产力所能完成的且他们少有审视假设是否正确。超负荷问题对于企业而言是复合的因为最佳员工是那些拥有企业最紧缺知识的人而这些人也经常成为合作超负荷中最大的受害者。我们调研的一家企业中,经理人平均每周花一天的时间在邮件及其余的电子沟通,并且一周两天的时间参加会议。更高人才会因合作失去更多的时间,因超负荷让他们有更多的责任继而又有更多的工作。

同样的工作环境分析工具可以预测员工丢失于不多产项目上的时间并且可以帮助预测最佳经理人对于时间的过度渴求。使他们的领导能重新设计工作流程或者采用其他步骤避免超负荷及倦怠。

每个人都知道倦怠的代价。未经检查的组织规范会暗中伤害地形成倦怠的环境,但是领导可以改变让倦怠变少。通过提升生产力、增加生产产出以及减少倦怠,把时间还给员工自我分配来驱动企业成功足以支付巨额奖金。

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